CONTENIDO GENERAL
INTRODUCCIÓN
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OBJETIVO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
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DESTINATARIOS DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
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VALORES CORPORATIVOS
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POLÍTICA DE ÉTICA
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POLÍTICA DE DERECHOS HUMANOS
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POLÍTICA DE CONFLICTO DE INTERESES
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POLÍTICA DE CONTROL DE FRAUDE
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POLÍTICA DE EQUIDAD E IGUALDAD DE OPORTUNIDADES
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POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL LABORAL
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POLÍTICA DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTION DEL RIESGO LAFT
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POLÍTICA Y MARCO DE GESTION SOCIAL
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POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. OBJETIVO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
El contenido del presente documento comprende las políticas que rigen la conducta de GÓMEZ MANTILLA S.A.S. como sociedad y la de su equipo humano.
2. DESTINATARIOS DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
Va dirigido a los miembros de la sociedad Gómez Mantilla S.A.S., al Gerente, coordinadores, supervisores, trabajadores, colaboradores, contratistas y proveedores.
3. VALORES CORPORATIVOS
Ética
Llevamos a cabo nuestra labor con integridad, siendo consistentes en nuestras actuaciones. Nos comunicamos con honestidad y transparencia con nuestros clientes y demás actores de nuestro entorno.
Compromiso con el medio ambiente
Motivamos a nuestro equipo de trabajo a adoptar una postura que refleje sus valores ambientales de preservar la naturaleza, practicar los principios de economía circular y ser comunicadores de las bondades de la sostenibilidad para el desarrollo de nuestro país.
Respeto
Procuramos un ambiente de trabajo dinámico, positivo y seguro, donde se valora el aporte de todos en los logros alcanzados. Tratamos a nuestros grupos de interés con consideración y sensibilidad social.
Confianza
Creemos en el actuar de nuestro equipo, inspirado en los valores compartidos, teniendo el norte en el cumplir de nuestra misión y visión corporativa.
Trabajo en equipo
Apoyamos el talento del equipo con la convicción de que uniendo nuestros esfuerzos logramos mayores y mejores resultados que a través de la labor individual.
Pasión por la mejora continua
Siempre buscamos ser más competitivos apoyándonos en los pilares de la prevención y la optimización de procesos para cumplir los compromisos adquiridos con nuestros clientes superando sus expectativas.
Centrados en el cliente
Trabajamos por seguir siendo para nuestros clientes un aliado 100% confiable, sintonizados con sus necesidades y comprometidos con sus retos. Nuestro crecimiento está dirigido a las áreas y oportunidades de innovación que le aporten valor.
4. POLÍTICA DE ÉTICA
Es política de Gómez Mantilla S.A.S. el estricto cumplimiento de todas las leyes que aplican al desarrollo de nuestras actividades.
Nos satisface contar con una historia de más de 20 años de trabajo, donde la integridad y el honesto desempeño han sido la constante.
Hace parte de nuestro ADN el obrar con transparencia en la obtención de resultados. Nuestro equipo informa contantemente a sus superiores sobre las tareas que realiza y todas nuestras transacciones de registran con rigor.
Estamos certificados por normas ISO y trabajamos con ahínco para obtener calificaciones sobresalientes en las auditorías internas y externas.
Nuestros estándares de integridad no toleran, por parte de ninguno de los miembros de nuestra compañía, la violación de las leyes o los manejos inescrupulosos. Desde su contratación, las credenciales de nuestros empleados son verificadas y se solicitan las debidas referencias. Al momento de su ingreso a la compañía los trabajadores deben asumir la responsabilidad de mantener una conducta ética.
Nuestros canales de comunicación están abiertos para facilitar y promover que los trabajadores informen sobre acciones sospechosas, así como que expresen cuando se encuentran en una situación de conflicto de intereses o consideren que están inhabilitados para participar de alguna actividad.
La corrupción no tiene aceptación en nuestra compañía por lo cual nuestra política es clara en no pagar o aceptar sobornos, al igual que todos los miembros de nuestro equipo deben reportar y consultar a la gerencia antes de aceptar regalos o recibir atenciones por parte de alguno de nuestros grupos de interés.
Gómez Mantilla S.A.S. no tiene afiliaciones políticas por lo cual no da ni recibe donaciones de partidos políticos. Nuestra vocación social nos anima a ayudar a la comunidad, pero para este efecto, no tomamos ni realizamos donaciones de personas naturales.
Nuestra gerencia realiza el manejo honesto de libros, registros contables, propuestas presupuestales y evaluación de proyectos. La falsificación de los libros, registros y/o cualquier cuenta bancaria no registrada, están estrictamente prohibidas.
El compromiso con nuestros clientes es sólido por lo cual la información de carácter corporativo es preservada de forma segura por la compañía. No se permite a los trabajadores compartirla o discutirla con terceros.
El no cumplimiento de nuestra Política de Ética está sujeto a sanciones disciplinarias, incluyendo el despido.
La información de nuestros trabajadores es manejada de una forma ética, legal y confidencial. Registros de trabajo, exámenes médicos y salarios, se manejan conforme a las exigencias de la ley.
Todas la comunicaciones y decisiones de la compañía son comunicadas por las personas autorizadas.
5. POLÍTICA DE DERECHOS HUMANOS
Velamos por el respeto de los Derechos Humanos de nuestros empleados, contratistas y comunidades del área de influencia basándonos en la legislación colombiana y la Declaración Universal de los Derechos Humanos.
Nuestra política de Derechos Humanos está alineada con la Misión, la Visión, Valores y las demás políticas de nuestra empresa.
Estamos comprometidos con:
. Respetar y acatar las leyes colombianas.
. Respetar los derechos y libertades de trabajadores, miembros de empresas contratistas que presten servicios a nuestra compañía y de las comunidades en el área de influencia sin discriminación; actuar con pronta y debida diligencia en caso de conocer algún hecho de violación de los Derechos Humanos.
. Velar por el cumplimiento de los derechos de los grupos vulnerables, por ejemplo: niños, mujeres, discapacitados, adultos mayores, grupos étnicos, minorías y desplazados entre otros.
. Propender por que nuestras relaciones comerciales se desarrollen según ésta y todas las políticas establecidas por la compañía.
. Mantener nuestros canales de comunicación abiertos permanentemente al diálogo sobre Derechos Humanos con todos los grupos interesados en hacerlo.
. Documentar, dar trámite eficaz y hacer seguimiento a las consultas, sugerencias o reclamos relacionados con los derechos humanos.
Los trabajadores de Gómez Mantilla S.A.S. tienen la obligación de conocer y llevar a la práctica esta política, así como de reportar a su jefe directo o a la Gerencia directamente sobre cualquier riesgo de ser incumplida.
6. POLÍTICA DE CONFLICTO DE INTERESES
Nuestra política dicta que trabajadores eviten cualquier conflicto entre sus intereses particulares y los intereses de la Empresa al relacionarse con clientes, proveedores, contratistas o cualquier otra persona externa, así como en el manejo de sus propios emprendimientos o negocios.
Representa conflicto de intereses para un trabajador, que mientras labore o de forma posterior a la terminación de su contrato laboral con Gómez Mantilla S.A.S., de a un tercero o use para su beneficio información confidencial obtenida a través de su trabajo.
Nuestra compañía no prohíbe la contratación de familiares de trabajadores ni en empresas contratistas Gómez Mantilla S.A.S., pero tendrá extremo cuidado para evitar favorecimientos, garantizando la transparencia en su contratación.
Nota: Se entiende por familiar cercano: Esposo (a), Compañero (a) Permanente, Hijos, Padres, Hermanos, Suegros, Cuñados, Hijos del Cónyuge (hijastros), Tíos, Sobrinos y cualquier otro familiar o allegado con el cual pueda presentarse un conflicto de interés.
La Compañía evitará situaciones en las que familiares cercanos se encuentren en la misma cadena de supervisión. Los empleados deben dar aviso a su jefe inmediato de este tipo de situaciones. A criterio de la Gerencia pueden realizase excepciones, pero serán de amplio conocimiento las funciones y responsabilidades de las personas relacionadas y se dejará constancia en los documentos de gestión y control.
Se considera conflicto de intereses, entre otros casos, las siguientes situaciones:
1. Para un trabajador, su cónyuge o cualquier miembro cercano de su familia, el mantener un interés en cualquier organización que tenga o pretenda tener negocios con Gómez Mantilla S.A.S., donde haya lugar a dar o recibir trato preferencial, excepto: (a) Con el consentimiento de la Gerencia; (b) En cualquier caso donde el interés comprenda acciones en compañías con muchos accionistas, que sean cotizadas y vendidas en el mercado abierto; (c) En compañías privadas en donde el interés no sea material.
2. Para un trabajador, el laborar como funcionario o director de cualquier otra empresa, o en cualquier posición gerencial, o como consultor de cualquier individuo, firma u otra empresa que esté negociando o esté buscando hacer negocios con Gómez Mantilla S.A.S., excepto con el conocimiento y consentimiento de la Gerencia.
3. Para un trabajador, controlar administrativamente contratos u otros acuerdos de negocios entre Gómez Mantilla S.A.S. y un miembro de su familia, o con una compañía, empresa o individuo que emplea a un miembro inmediato de su familia en actividades que estén bajo el control administrativo de dicho trabajador.
4. Para un trabajador o cualquier miembro cercano de su familia, aceptar comisiones, participaciones en ganancias, regalos en efectivo o certificados de regalos de viajes, patrocinios u otros pagos, préstamos o anticipos (que no sean de bancos o instituciones financieras establecidas bajo términos comerciales normales), materiales, servicios, reparaciones o mejoras sin costo alguno o a precios muy bajos, atenciones excesivas o extravagantes, o regalos de mercancías de más de un valor nominal, de cualquier organización o individuo que tenga o pretenda tener negocios con Gómez Mantilla S.A.S. o sus afiliadas (de llegar a tenerlas), o, para su beneficio particular y no en el mejor interés de la Compañía dar cualquiera de los anteriores a otra organización o individuo.
5. Para un trabajador o un miembro cercano de su familia, utilizar personal, edificios, equipos o abastecimientos de Gómez Mantilla S.A.S. para su uso personal, en contrario a las políticas y procedimientos de la Empresa.
6. Para un trabajador o un miembro cercano de su familia, comprar, vender o arrendar, a sabiendas, cualquier tipo de propiedad o equipos procedentes de cualquier compañía o individuo que sea o esté negociando para ser contratista, proveedor o cliente de Gómez Mantilla S.A.S., donde exista oportunidad de dar o recibir trato preferencial, excepto con el consentimiento de la Gerencia.
7. Cuando un trabajador desde su posición influya en decisiones relativas a condiciones laborales de un miembro cercano de su familia (Ejemplo: contratación, asignaciones de trabajo, evaluaciones de desempeño, compensación, entre otros).
Los trabajadores deben discutir las posibles situaciones de conflicto de intereses con la Gerencia en caso de tener dudas al respecto, de ser necesario, la Gerencia debe consultar con un asesor legal.
Todo el personal de Gómez Mantilla S.A.S. está sujetos a acciones disciplinarias, incluyendo la terminación de su contrato laboral, por participar de cualquier actividad que constituya conflicto de intereses.
7. POLÍTICA DE CONTROL DE FRAUDE
Acorde con nuestro estilo de trabajo, Gómez Mantilla S.A.S. rechaza las conductas fraudulentas de parte de sus trabajadores, contratistas, proveedores, y/o cualquier otro tercero dentro o por fuera de la Compañía. De observarse esta conducta, se procederá al despido, informe a la policía y demanda judicial, contra aquellas personas que cometan un fraude.
Se estipula como fraude el obtener dinero, bienes o cualquier otro beneficio de Gómez Mantilla S.A.S., sin autorización y mediante el engaño, o cualquier intento de hacerlo; la falsificación intencional de documentos de Gómez Mantilla S.A.S.; la falsificación intencional de información que conduzca a una pérdida financiera.
La gerencia es responsable de la prevención del fraude, malversaciones, y otras conductas inadecuadas. Cada miembro del equipo conocerá los tipos de conductas inadecuadas que puedan ocurrir dentro de su área, y debe reportar irregularidades.
8. POLÍTICA DE EQUIDAD E IGUALDAD DE OPORTUNIDADES
En Gómez Mantilla S.A.S. valoramos las diferencias y otorgamos igualdad de oportunidades de empleo a las personas calificadas para desempeñar el trabajo y de conformidad con las leyes aplicables.
No hacemos distinción por motivos de género, edad, raza, color, origen étnico, religión, orientación sexual, opinión política o cualquier otra condición y en consecuencia administramos nuestras políticas, programas y prácticas de personal (incluyendo reclutamiento, contratación, asignación de trabajo, promociones, transferencias, terminaciones, manejo de salarios y selección para entrenamiento).
En el proceso de selección del talento humano incluimos hombres y mujeres, procuramos obtener proporción igual de acuerdo con los requisitos de la vacante. Según el perfil del cargo, procuramos incluir a poblaciones minoritarias (p.e. mujeres, indígenas).
Contamos con un ambiente de trabajo libre de discriminación, trabajamos por mantenerlo y estamos prestos a resolver prontamente cualquier problema relacionado con la igualdad de oportunidades para empleo.
Las situaciones de discriminación deberán reportarse al jefe inmediato o a la Gerencia y serán investigadas y resueltas de manera confidencial.
Los trabajadores no serán acosados, discriminados, o intimidados por el ejercicio de los derechos protegidos por esta política.
9. POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL LABORAL
Gómez Mantilla S.A.S. está comprometida con el bienestar de sus trabajadores cumpliendo la legislación nacional y los derechos laborales de seguridad social aplicables, así como su crecimiento personal y el fortalecimiento de su tejido familiar
En el desarrollo de su labor, en sus interacciones comerciales con proveedores y contratistas, valora el cumplimiento de la legislación nacional e internacional en materia de trabajo infantil, trabajos forzados, salud y seguridad en el trabajo, libertad de asociación y derecho de negociación colectiva, discriminación, medidas disciplinarias, horario de trabajo y remuneración, y las aplica a través de su sistema de gestión.
10. POLÍTICA DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTION DEL RIESGO LAFT
Gómez Mantilla S.A.S. rechaza el lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT).
Todas los negocios, compras y contratos que adelanta la Compañía se ajustan a los procedimientos establecidos en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT. De conformidad con esta Política, adquiriere conocimiento de sus empleados, contratistas, proveedores y clientes, según las guías incluidas en los procedimientos que apoyan esta Política.
Gómez Mantilla S.A.S. sólo hace negocios con instituciones financieras reputadas y no se establece relaciones contractuales con clientes, empleados, proveedores o terceros que aparecen en listas de sanciones vinculantes para Colombia.
Es obligación de los empleados de Gómez Mantilla SA informar oportunamente situaciones u operaciones que se consideren inusuales.
Nota: Para los efectos de esta Política, una operación inusual es aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los contratistas, proveedores o clientes, o una operación que, por su monto, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se sale de los parámetros de normalidad establecidos de conformidad con las guías incluidas en los procedimientos que apoyan esta Política.
Gómez Mantilla S.A.S. posee controles sobre manejo de efectivo para que solo se realicen con las debidas aprobaciones internas.
En caso de requerir mayor claridad sobre el tema, la Gerencia debe consultar con un asesor legal.
Por la violación a esta Política todos los trabajadores de la Compañía están sujetos a acciones disciplinarias, incluyendo la terminación de su relación laboral.
11. POLÍTICA Y MARCO DE GESTION SOCIAL
Gómez Mantilla S.A.S. busca generar valor social, contribuyendo al bienestar y desarrollo de las comunidades vecinas; valor ambiental, contribuyendo a la sostenibilidad del medio ambiente, y valor individual para sus colaboradores, apoyando sus aspiraciones individuales.
Colaboramos con instituciones educativas de la comunidad de Mamonal y aspiramos seguirles dando una mano solidaria de forma activa con el apoyo del voluntariado de la Compañía.
Esta política está alineada con la legislación colombiana y se basa en nuestras políticas corporativas.
Nuestro respeto por el medio ambiente está en el compromiso con las buenas prácticas ambientales y en el desarrollo campañas que promuevan la economía circular entre nuestros colaboradores y sus familias.
En Gómez Mantilla S.A.S. estamos comprometidos a mantener relaciones transparentes, y colaborativas con todos nuestros grupos de interés.
Reclamos, peticiones y quejas relacionadas directa o indirectamente con los impactos de nuestra labor serán respondidos de manera oportuna y respetuosa.
Según lo definido en las normas en las cuales estamos acreditados, Gómez Mantilla S.A.S. se compromete a identificar y evaluar cualquier situación que pueda poner en riesgo la salud, seguridad y protección de las comunidades vecinas.
En situaciones de crisis y emergencias, la empresa procurará brindar apoyo cuando sea posible, reconociendo que la principal responsabilidad corresponde a las instituciones públicas.
12.POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de GOMEZ MANTILLA S.A.S. (en adelante, la ENTIDAD), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la ENTIDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, permitiendo a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
Responsable
La ENTIDAD es una sociedad comercial domiciliada en Cartagena Cra. 1a. No. 13 - 52 Edificio Scorpius Bocagrande - Cartagena. Colombia
Definiciones:
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
· Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
· Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
· Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
· Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
· Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
· Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
· Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
· Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
· Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
· Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Contenido de las bases de datos
En las bases de datos de la ENTIDAD se podría almacenar información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la ENTIDAD puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).
En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
Tratamiento
La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países. En cumplimiento de deberes legales, la ENTIDAD podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. La ENTIDAD velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
Finalidad
La información recolectada por la ENTIDAD tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto y las actividades asociadas a este y a la relación entre la ENTIDAD y los titulares. Además, la ENTIDAD guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral.
La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
En razón a su actividad, la ENTIDAD almacena información sobre consumidores, participantes de programas de mercadeo y redes sociales que voluntariamente las han entregado para promoción de sus actividades comerciales.
Derechos de los titulares
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
· Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ENTIDAD o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
· Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ENTIDAD, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
· Ser informado por la ENTIDAD o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
· Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
· Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la ENTIDAD o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
· Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Obligaciones de la entidad
La ENTIDAD deberá:
· Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
· Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
· Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
· Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
· Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
· Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
· Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
· Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
· Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
· Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
· Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
· Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Persona o área responsable
Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
GOMEZ MANTILLA S.A.S.
Cra. 1a. No. 13 - 52 Edificio Scorpius Bocagrande - Cartagena. Colombia
Telefax: 57 - 5 - 6688723
Cel.:3106489623
Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o sus causahabientes, podrán consultar los datos en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas quejas y reclamos
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
· identificación del Titular
· descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
· dirección del titular
· documentación que se quiera presentar como prueba
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia de la base de datos
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la ENTIDAD estarán vigentes a partir del día veintisiete (27) de julio de 2013. La ENTIDAD se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Las bases de datos administradas por la ENTIDAD se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la ENTIDAD o una obligación contenida en un contrato entre la ENTIDAD y Titular.